test2 / Microsoft Word © - User Guide / Deepser

<h1 class='kb-vc-title'>test2</h1><h1>Sommario</h1>
<ul>
<li><a href="http://support.gruppoceccato.com/portal/default/portal_kb_article/index/kb_id/2/id/23/" target="_blank" rel="noopener">Primo accesso</a></li>
<li><a href="#impostazioni-desktop-arxivar" target="_self">Impostazioni Desktop Arxivar</a>
<ul>
<li><a href="#visualizzazione-viste" target="_self">Visualizzazione Viste predefinite e collegamento al Desktop Arxivar</a></li>
<li><a href="#visualizzazione-modelli" target="_self">Visualizzazione modelli e collegamento al Desktop Arxivar</a></li>
<li><a href="#visualizzazione-task" target="_self">Visualizzazione Task</a></li>
</ul>
</li>
<li><a href="#inserimento-rda" target="_self">Inserimento RDA</a>
<ul>
<li><a href="#rda-normale" target="_self">RDA Normale</a></li>
<li><a href="#rda-allestimenti-nuovo" target="_self">RDA Allestimenti Nuovo</a> </li>
<li><a href="#inserimento-rda-inserire-note-allegati" target="_self">Inserire Note e/o allegati</a></li>
</ul>
</li>
<li><a href="#approvazione-rda" target="_self">Approvazione RDA</a></li>
<li><a href="#conclusione-processo" target="_self">Conclusione del processo</a></li>
<li><a href="#variazione-stato-fatturato" target="_self">Variazione stato RDA in Fatturato (solo Amministrazione)</a></li>
<li><a href="#visibilita-rda" target="_self">Visibilità RDA</a> </li>
<li><a href="#delega-task" target="_self">Delega Task</a> </li>
<li><a href="#gestione-fornitori" target="_self">Gestione Fornitori</a></li>
<li><a href="#inserire-note-allegati-post-approvazione" target="_self">Inserire Note/Allegati post approvazione</a></li>
</ul>
<br /><br />
<h1><a id="impostazioni-desktop-arxivar"></a>Impostazioni Desktop Arxivar</h1>
<h2><a id="visualizzazione-viste"></a>Visualizzazione Viste predefinite e collegamento al Desktop Arxivar</h2>
Se non è già presente come da immagine seguente, o è stata rimossa per errore, procedere come segue:<br />         <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/3eb1f05b-3936-48a6-bdda-01cd7c90075b" /><br />Per visualizzare eventuali viste predefinite dei documenti archiviati cliccare su Configura->Desktop->Viste personalizzate<br />         <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/8171d36e-ac07-49c0-821e-e07aa208fab1" /><br /><br />Si aprirà sul Desktop di Arxivar un elenco delle Viste disponibili.<br />        <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/a30b0de7-b5af-4168-b58b-5fd4ad591f32" /><br />Per creare un collegamento diretto sul Desktop Arxivar, selezionare la vista interessata e cliccare sulla freccia presente in intestazione, che permette l’accesso alle altre opzioni disponibili.<br /><br />Selezionare l’icona Crea Collegamento e, a questo punto, si potrà chiudere con la X la visualizzazione delle Viste<br />        <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/64ceba62-de2a-405b-b0ae-12db74f4d578" /><br /><br />Facendo doppio click sulla vista di interesse si accederà alla maschera dei filtri dove inserire i dati da ricercare. Inseriti i filtri del caso, cliccare su Esegui per visualizzare i risultati.<br />         <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/a3a719f0-44a7-4c88-860e-5927f211b7b8" /><br /><br />
<h2><br /><a id="visualizzazione-modelli"></a>Visualizzazione modelli e collegamento al Desktop Arxivar</h2>
Se non è già presente come da immagine seguente, o è stata rimossa per errore, procedere come segue:<br />        <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/b9bcc333-da59-49b9-a3c1-91015d5e05ca" /><br /><br />Per visualizzare i modelli cliccare su Configura->Desktop->Modelli<br />      <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/0568d9ea-2f2a-43c1-b1ce-737e92046cf9" /><br />Si aprirà sul Desktop di Arxivar un elenco dei Modelli disponibili.<br />      <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/c362dbda-c8f0-48dd-8d08-00ba46177890" /><br /><br />Per creare un collegamento diretto sul Desktop Arxivar, selezionare il modello xx-Richiesta di Acquisto e cliccare sulla freccia presente in intestazione, che permette l’accesso alle altre opzioni disponibili.<br />Selezionare l’icona Crea Collegamento e, a questo punto, si potrà chiudere con la X la visualizzazione dei modelli<br />      <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/048f779f-90a3-4243-8969-6153c3bf7729" /><br /><br />
<h2><br /><a id="visualizzazione-task"></a>Visualizzazione Task</h2>
Coloro che dovranno approvare le Richieste di Acquisto dovranno inserire sul Desktop di Arxivar anche la Finestra Task, cliccando su Configura->Desktop->Visualizza finestra Task<br />       <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/e5ca68e5-dae3-496d-8018-08dd31547981" /><br /><br />Il risultato sarà il seguente:<br />        <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/b1d745bd-a130-40e0-aed3-1532e0c5ff90" /><br /><br /><br />Qualora si voglia spostare la finestra dei Task, sarà possibile cliccare sull’intestazione e, tenendo premuto il tasto SX del mouse, spostarlo dove si preferisce (si consiglia in alto). Verrà evidenziata l’area occupata man mano che ci si muove sul Desktop<br />         <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/61d5e2ac-a55d-4d0a-8937-8113b39b51d5" /><br />         <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/7efea0e5-b42d-4a9f-969c-0b675ffd1139" /><br /><br />
<h1><a id="inserimento-rda"></a>Inserimento RDA</h1>
<h2><a id="rda-normale"></a>RDA Normale</h2>
Fare doppio click sul Modello xx-Richiesta di Acquisto <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/b85602ed-4aaa-4676-9bb4-af464ce2481f" width="101" height="91" /> . <br />Si aprirà la seguente maschera:<br /><br /><img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/3ddb1cea-1eb9-4b2d-90d6-eff522ced6a5" /><br /><br />Selezionare il fornitore dall’apposito Menu. Sarà possibile digitare il nome del fornitore, esattamente come codificato. Esempio: Autofficina Marchelli, non si potrà digitare “Marchelli” per ricercarlo.<br />Selezionare quindi il Reparto, Sede e Tipologia di acquisto dagli appositi Menu.<br />Nell’oggetto andrà inserita la descrizione dell’acquisto, descrizione finalizzata al Fornitore dato che verrà riportata sull’Ordine di Acquisto.<br />Inserire quindi l’importo e, se l’importo digitato fosse IVA inclusa, mettere il flag nell’apposito campo. <strong><span style="color: #e03e2d; background-color: #fbeeb8;">Attenzione, come separatore dei decimali il campo accetta solo la , (virgola).</span></strong><br /><br />Per il reparto Veicoli (nuovi e usati) sarà possibile selezionare anche Telaio o Targa. Qualora vengano selezionati entrambi e la targa selezionata non corrispondesse al Telaio, farà fede sempre la Targa.<br />Su entrambi i campi sarà possibile digitare il valore richiesto. Per il telaio si potrà inserire o l’intero Telaio o gli ultimi 7 caratteri dello stesso. Si potrà anche incollare il valore sul campo.<br /><br />I veicoli presenti nei Menu a tendina sono i Veicoli a Stock, con una Data Arrivo e senza una Data Uscita/Consegna.<br /><br /><br />
<h2><a id="rda-allestimenti-nuovo"></a>RDA Allestimenti Nuovo </h2>
Il processo sfrutta il Modulo Gestione Allestimenti di Infinity, recuperando da esso, per id_veicolo e fornitore, i dati già presenti. Andrà sempre allegata l’offerta del fornitore a cui si fa riferimento.<br /><br />Fare doppio click sul Modello xx-Richiesta di Acquisto Allestimenti <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/7e7bc8c2-c8b7-45e6-8a5a-f8a0ecefb3c3" />. <br />Si aprirà la seguente maschera:<br />         <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/56d3a4f9-e78f-4f60-9c20-27e28b7285fb" /><br /><br />Selezionare il fornitore dall’apposito Menu. Sarà possibile digitare il nome del fornitore, esattamente come codificato. Esempio: Autofficina Marchelli, non si potrà digitare “Marchelli” per ricercarlo.<br />Selezionare quindi il Reparto, Sede e Tipologia di acquisto dagli appositi Menu.<br />All’interno del campo Altre Note, sarà possibile, e facoltativo, inserire ulteriori annotazioni, finalizzate all’emissione dell’Ordine. Dimensione massima testo 255 caratteri.<br /><br />Sarà obbligatorio selezionare il veicolo tramite VAN o Id Veicolo o Num Ord. Commerciale (CodInterno), Telaio (intero o ultime 7 cifre) o targa.<br />I veicoli presenti nei Menu a tendina sono i Veicoli senza una Data Uscita/Consegna.<br /><br />Il processo recupera da Infinity le seguenti Informazioni:<br />
<ul>
<ul>
<ul>
<li>Veicolo
<ul>
<li>Marca</li>
<li>Versione + Passo</li>
<li>Id veicolo / VAN / Num. Ordine commerciale</li>
<li>Targa</li>
<li>Telaio</li>
<li>Colore</li>
<li>Data Previsto Arrivo</li>
</ul>
</li>
<li>Contratto
<ul>
<li>Cliente</li>
<li>Telefono1 Cliente</li>
<li>Sede Contratto</li>
<li>Agente</li>
</ul>
</li>
<li>Gestione Allestimenti</li>
<ul>
<li>Numero Offerta</li>
<li>Data Offerta</li>
<li>Costo</li>
<li>Dettaglio Richiesta del Cliente (che sarà la descrizione dell’Allestimento richiesto)</li>
<li>Consegna Prevista: utilizzare il campo Descrizione dell’offerta</li>
<li>Condizione di Pagamento: di default viene recuperata la condizione dall’anagrafica del fornitore, mastro 2625. Se l’offerta prevede una condizione di pagamento diversa, selezionarla nell’apposito campo.</li>
</ul>
</ul>
</ul>
</ul>
     <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/8b72de90-ed5c-4b1c-92d2-906e26be63bf" /><br /><br />     <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/50f41db2-e3c2-4b41-9369-80954cbae492" /><br /><br />Per far figurare i dati di contatto sull’offerta, sarà necessario entrare in Rubrica->Utenti interni, ricercare l’utente e fare doppio click per aprire la maschera di dettaglio rubrica.<br />      <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/e4873b32-c3b3-4571-814f-2a98b10e5c61" /><br /><br /><br /><br /><br />
<h2><a id="inserimento-rda-inserire-note-allegati"></a>Inserire Note e/o allegati</h2>
Sarà possibile inserire delle Note o degli Allegati, cliccando sull’apposito tasto. Per inserire un nuovo allegato, aperta la maschera, cliccare sul tasto <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/54d14022-78db-4205-8671-e9a826bba1aa" /> e recuperare l’allegato da inserire. Per tornare alla maschera principale cliccare sul Tasto Campi Profilo. Al termine delle operazioni cliccare su Salva.<br />      <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/7b04c7a2-6b4b-4cd5-9412-6e64ce6d8f69" /><br />
<h1><a id="approvazione-rda"></a>Approvazione RDA</h1>
Gli addetti all’approvazione delle RDA riceveranno una notifica sulla mail che li avvisa della presenza di un nuovo Task.<br />Entrando su Arxivar visualizzeranno sulla Finestra dei Task la Richiesta di Acquisto appena inserita:<br /><br /><img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/07f48f46-f2c1-4f9a-b9b4-035552901486" /><br /><br />Accedere al Task facendo Doppio Click sul Task.<br /><br />       <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/6e511135-9998-4b17-8209-92c45d3dc191" /><br /><br /><br />Dalla Tab Documenti sarà possibile:<br /><br />
<ol>
<li>Aprire il documento facendo doppio click sulla riga</li>
<li>Accedere agli allegati (icona graffetta) o note (icona post-it), se presenti sul documento tramite click destro sulla riga
<ol>
<li><img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/d20d0656-dc72-4410-ba7b-e4a1072831f3" /></li>
</ol>
</li>
</ol>
<br />Dalla Tab Note sarà possibile sia leggere le note inserite dall’utente che ha creato la RDA, sia inserire ulteriori note interne di gestione (es. Autorizzato da Mario Rossi).<br />Dalla Tab Allegati, oltre a visualizzare gli allegati inseriti in fase di creazione RDA, sarà possibile inserire ulteriori allegati. Cliccare su Aggiungi->Nuovo allegato esterno o trascinare l’allegato nel riquadro (Trascina qui i tuoi allegati esterni…)<br />         <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/97ac26e8-c2dc-4305-8315-342b228d1ef0" /><br /><br />Di Default questi allegati non verranno trasmessi con la mail di approvazione destinata all’utente creatore della RDA. Per far sì che gli allegati inseriti vengano trasmessi con la mail di conferma, selezionare l’allegato e cliccare sul tasto Documento da inviare, si presenterà sulla relativa colonna l’icona di Documento da inviare (indicato dalla freccia). Tutti gli allegati con questa icona verranno trasmessi con la mail. Per non trasmettere l’allegato, cliccare sempre sul tasto Documento da Inviare, verrà rimossa la relativa icona.<br />         <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/41c13fbb-1106-4dc3-8b1e-0e6e06f3a079" /><br /><br />Sulla Tab Operazioni, facendo doppio click sulla voce “Inserisci eventuali note per il richiedente” sarà possibile scrivere delle annotazioni che verranno riportate sulla mail di conferma. L’inserimento di queste annotazioni è obbligatorio qualora non si voglia approvare la RDA.<br /><br />Per concludere il Task aprire il Menu a tendina posizionato vicino ai Tasti Esci/Concludi<br />        <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/10973589-9899-4691-ae9e-71056437a88f" /><br /><br />L’Esito Non approvare, come detto, si attiverà solo in presenza di Note inserite nella Tab Operazioni.<br /><br />Selezionato l’esito desiderato cliccare su Concludi. Per uscire dal Task, senza concluderlo, cliccare su Esci.<br /><br />
<h1><a id="conclusione-processo"></a>Conclusione del Processo</h1>
Terminato il processo di Approvazione RDA, se questo verrà approvato, l’utente che ha inserito la RDA, riceverà una mail di conferma approvazione con allegato l’Ordine di Acquisto da inoltrare al Fornitore.<br />Qualora la Richiesta di Acquisto non venga approvata, l’utente riceverà una mail in cui viene avvisato della mancata approvazione e le relative motivazioni.<br />Tutti gli Ordini Approvati saranno visualizzabili dal singolo utente tramite la Vista xx-Richieste di Acquisto.<br />         <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/b9040f8e-08f0-4a44-ad03-f78bfd257ac0" /><br /><br />Per visualizzare il documento basterà effettuare doppio click sulla riga.<br />Cliccando con il tasto DX del mouse sulla riga interessata, se presenti, potranno essere visualizzati anche eventuali Allegati (icona graffetta) o Note (icona post-it) dall’apposito punto di Menu contestuale.<br /><br />
<h1><a id="variazione-stato-fatturato"></a>Variazione stato RDA in Fatturato (solo Amministrazione)</h1>
Per le sole RDA in stato Approvato sarà possibile, singolarmente o multi selezione, avviare un processo per trasformarle in Stato Fatturato. La seguente procedura è attivabile solo dalle amministrazioni.<br /><br />Selezionare la RDA (o le RDA) che si vogliono trasformare in fatturate e cliccare con il dx del mouse su una delle righe selezionate, quindi dal menu contestuale selezionare Workflow->Avvia nuovo processo Workflow<br />         <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/eefe7673-18f0-4524-a24d-34e0a3e0e2be" /><br />         <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/63a0ceba-2386-47d9-a8fd-d228dcfc0a68" /><br /><br />Selezionare, se non già selezionato, il processo “Trasforma RDA in Fatturata” e cliccare su Esegui. Il risultato sarà la variazione di stato della RDA in Fatturato <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/e2b0f1ef-3b61-4950-8bc4-e71d668489d0" />, filtro selezionabile anche dalla Vista di ricerca.<br /><br />
<h1><a id="visibilita-rda"></a>Visibilità RDA</h1>
L’apposita vista permetterà di visualizzare le RDA inserite secondo le seguenti regole:<br />
<ol>
<li>L’utente che ha inserito le RDA, visualizzerà solo le RDA in stato Approvato</li>
<li>Il Responsabile di Sede visualizzerà tutte le RDA della propria sede, in qualunque stato (quindi anche le non approvate)</li>
<li>Gli approvatori RDA visualizzeranno solo le RDA transitate dal proprio reparto, sia approvate che non approvate.</li>
</ol>
La gestione dei permessi di visibilità non è retroattiva, perché collegata agli utenti “attori” del singolo processo. Per portare un esempio, qualora venga aggiunto un nuovo utente ad un gruppo di approvatori, questo utente non visualizzerà i precedenti RDA transitati, così come non visualizzerà eventuali processi ancora in corso, poiché generati prima della sua qualifica.<br /><br />
<h1><a id="delega-task"></a>Delega Task</h1>
Qualora l’utente Approvatore RDA abbia programmato l’assenza per uno o più giorni potrà deviare i propri Task ad un altro Utente. L’utente a cui verranno assegnati dovrà comunque appartenere ad uno dei gruppi abilitati alla gestione (BO Commerciale, Bo Officina o BO Magazzino). L’operazione non è reversibile, una volta che il task è stato deviato ad un altro utente non lo si potrà riprendere in carico.<br />Per delegare i task aprire il Menu Configura->Delegati e cliccare su Aggiungi<br />        <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/a29c108d-2d35-467b-b81c-b6cb413c6f37" /><br /><br />Una volta aperta la nuova maschera spostarsi sulla Tab Da Elenco e:<br />
<ol>
<li>selezionare il proprio utente sul campo Utente Delegante</li>
<li>selezionare l’utente a cui deviare i Task nel campo Utente Delegato</li>
<li>Mettere il Flag su Elementi Delegati Tasks</li>
<li>Inserire la Data di Inizio Delega</li>
<li>Inserire il flag e la data di Fine Delega</li>
</ol>
       <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/e18db6b7-acf0-4fc2-a7c2-275c132609f0" /><br /><br />Per disattivare la delega in anticipo bisognerà riprendere la delega inserita e portare indietro la data Fine Delega.<br /><br />
<h1> </h1>
<h1><a id="gestione-fornitori"></a>Gestione Fornitori</h1>
La Rubrica Fornitori di Arxivar viene popolata in fase di archiviazione Fatture di Acquisto, lavoro svolto dall’amministrazione. Qualora si ricerchi un fornitore che sicuramente ha emesso almeno una fattura dal 2019, e non figura sulla ricerca, bisognerà chiedere in amministrazione di mandare la fattura in archiviazione.<br /><br />Qualora si debba gestire una nuova anagrafica bisognerà prima crearla su Infinity e reperire l’id_anagrafica<br /><br />     <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/e7050443-55f3-41af-866d-967a91d50cb0" /><br /><br />Fare richiesta, agli utenti amministrativi abilitati, di generare la nuova anagrafica sulla Rubrica di Arxivar, per farlo accedere ad Arxivar e spostarsi sulla Rubrica<br /><br />      <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/53d3b9eb-e29e-4fdd-9621-d2fc205b4335" /><br /><br />Selezionare la rubrica Fornitore dell’azienda interessata (Fornitori_04 per Ceccato Automobili, Fornitori_06 per Ceccato Automobili Due, etc etc) e cliccare sul tasto “Nuovo”<br />     <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/80dacbe3-f21b-4ad6-92a3-55a4d5689518" /><br /><br />Compilare i dati anagrafici, come inseriti su Infinity, selezionare sul campo A00 il codice azienda e sul campo Codice indicare l’Id Anagrafica presente su Infinity<br /><br />       <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/6226594c-0820-4d7c-b21b-3bcd0fd922db" /><br />Cliccare sul tasto Dettagli ed in corrispondenza del campo Qualificato selezionare Vero*, chiudere cliccando sul tasto Salva e Chiudi<br /><br />        <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/7b87fde3-6b01-4ce5-8b3b-709035cff0cf" /><br /><br /><span style="color: #e03e2d;">* Il campo Qualificato serve a Disabilitare la selezione di determinati fornitori. Impostato a Falso sulla scheda del fornitore, questo non risulterà nell’elenco dei fornitori selezionabili durante l’emissione delle RDA.</span> <br /><span style="color: #e03e2d;"><span style="background-color: #fbeeb8;">ATTENZIONE:</span> di default il campo Qualificato è “vuoto”, entrando sulla scheda della Rubrica Arxivar di un fornitore, o generandone una nuova, il campo si imposta di default a Falso, quindi Salvando la scheda, anche senza aver apportato nessuna modifica, questo resterà memorizzato ed il fornitore non risulterà tra quelli selezionabili.<br /></span><br />
<h1><a id="inserire-note-allegati-post-approvazione"></a>Inserire Note/Allegati post approvazione</h1>
Al fine di tenere in linea eventuali comunicazioni importanti ai fini della gestione delle RDA ( duplicazioni, variazioni commesse, ordini annullati e quant’altro), è possibile inserire le note ed allegati anche Post approvazione.<br /><br />Ricercare la RDA tramite ricerca libera o le apposite viste, click destro sulla riga interessata, quindi sul punto di Menu Note, ad esempio, cliccare nella nuova finstra su Nuovo, inserire quanto necessita e chiudere con OK.<br />     <img src="blob:http://support.gruppoceccato.com/1ac0f0f2-4502-41eb-8b91-c7879339b494" />